一、确认和协调论坛峰会相关事项：包括论坛峰会时间、论坛峰会地点、论坛峰会主题、论坛峰会参与人员、论坛峰会流程等。这些一定要和论坛峰会的主持者沟通到位，以免活动现场出问题。

    二、确认与会人员能够及时参加论坛峰会。在活动开始前一周就要了解到哪些人能够开参加论坛峰会，在论坛峰会举行的前一天，通过邮件或者短信提醒这些参会者论坛峰会时间。在活动开始的前20分钟可通过网络或者电话再次提醒这些与会人员。

    三、检查会场。论坛峰会开始前对整个会场进行检查，尤其是一些细节之处，一定要做到位。

    四、调试会场设备。论坛峰会开始前，查看所需材料是否准备齐全，对活动所要用到的设备进行调试。提前调试场地内的电脑和投影仪，以及音响和麦克风，确保这些设备能够正常使用。另外，还要准备备用的麦克风和音响，一旦有意外发生，及时应对。

    五、活动签到。在论坛峰会入口处设置签到台，所有与会者进行论坛峰会签到。签到有传统的纸质签到，还有时尚的网络签到，二者均可。同时，在签到处，发放活动的相关资料袋给与会者。

    六、准备席卡与茶水。主席台一般是嘉宾、重要人员就坐的要提起准备好席卡，还有茶水和资料放置。

    七、调试会场的空调。论坛峰会开始前，根据天气调试好会场的温服与湿度，保证室内温度适宜。

    八、论坛峰会开始前，温馨提醒所有与会者保持手机静音。对论坛峰会主题进行强调与介绍。

    九、论坛峰会开始后，确保活动现场安静，安排好论坛峰会记录员对论坛峰会进行记录，安排摄影师对论坛峰会进行拍照和摄像。

    十、论坛峰会茶歇，如果论坛峰会时间较长，中间要安排茶歇，可准备一点点心和水果。

    十一、论坛峰会结束后，一定要做好善后工作，对论坛峰会室进行整理。对活动现场进行清理，所有的设备放归原位。