当你开始策划活动时，应在成本表上列出你规划的预算，这样你可以清楚地知道哪些项目可以在不超出顶算的情况下添加进去。成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看如何在不超出预算的情况下实施这些项目。例如，在你列出成本表、了解了预算的收支平衡点后，你可能会决定采用饭店所提供的简单蜡烛，而不是使用复杂精美的花饰，以便把省下来的钱用在鸡尾酒招待会上。你的目标是创造一个令人难忘的活动，并使开支不超过预算。你需要确保自己采取了所有可能的措施来达到这个目标。不要等到活动结束时才发现自己已经远远超出了预算。
 

 

　　由于每一次活动都有不同的内容，所以成本表没有固定的公式或模式。当你开始建立成本表时。应该从头到尾预想一下你的活动，并拟订一个大纲，然后再回头逐条填写所需资金。记住，所估算的费用一定要用书面形式表达出来，不要接受口头的东西。人员变动非常普遍—他们今天还在这里，明天就可能走了。你需要书面确认哪些项目包括在内，哪些不包括在内，并要求供应商们详细列出每个项目。即使是一些看似不重要的项目，也请他们给出具体详细的说明。

　　根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算，并把这些文件存放在不同的档案里，给它们注明日期，编上号码(如，修订本1，修订本2)。你必须随时掌握预算的情况，以便对于应该包括哪些项目作出合理的决定。账单来的时候，要先核实一下再缴费。要确保你所支付的费用是双方已协定好的，不会出现让人感到意外的情况。适当调整你的成本表。每收到一张账单，把账单所示的实际费用记录在成本表上，与原先预测的数额进行对比。特别注意账单上有没有什么项目是经过口头批准、而且已经付费但却没有被记录下来的。