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牢记这三点 轻松搞定会议服务

  相比较外国的会议产业,中国的专业的会议活动起步还比较晚。因此在各行业提出越来越多的会议服务需求时,很多刚接触此类活动的朋友会感觉无所适从,容易造成工作疏漏。小编下面介绍几点专业的会议服务举办公司会重点关注的方面。

  1、 明确会议主题

  做好会议服务,必须要将会议主题尽快熟记。比如会议的背景与举办目的,会议的时间地点,具体的参与人员与人员数量,需要准备什么样的相关材料等等。

  2、会议物品准备

  会议服务中这一环节不可或缺。根据会议举办的类型,就需要准备会议用笔、会议用的笔记本、投影机、笔记本电脑等等。会议如果中间有间歇的话,是否还需要准备点心与饮品。

  3、会议座次安排

  会议场地中是方桌还是圆桌,这就关系到如何确定与会人员座次的问题了。会议参与人员一定是分主次的。主要的客人一定要坐在靠里面的位置,会议服务人员分坐在会议室进门的附近,方便处理会议中突发的各种问题。

  4、会议收尾

  在会议结尾时,会议服务可不能提前结束。要提前与主办方沟通,是否派发纪念品,是否要进行合影,会议结束是否要发新闻稿等等,最好是在承接会议服务之前,就把这几项都落在纸面上。